Gruppernas ankomst närmar sig!

Det börjar hända en hel del på jobbet. Där av de långsamma uppdateringarna. Jag ska bättra mig!

Man känner verkligen på alla som jobbar här att allvaret närmar sig. Jag menar inte på något sätt att dem inte annars tar sitt jobb på allvar, tvärt om, det läggs ner otroligt mycket tid vilket också ger väldigt bra resultat i slutänden, men man märker att grupperna snart anländer. Det är ungefär som ketchup effekten, för kommer inget, sen kommer inget sen kommer ALLT. Jag kollade på en tavla som de har där de skriver upp de grupper som är bekräftade och när de kommer. I september var det lugnt, oktober det samma, förutom sista veckan då en grupp ankom. Sen kommer vi till november månad, då börjar det hända grejer. På en och samma vecka kommer det 3 grupper á 30 pers. Veckan innan kommer det också en grupp och så fortsätter det, ända fram till mars, med toppar och dalar.

Det är spännande att se hur fokus ändras när datum för gruppernas ankomst närmar sig. Jag har varit här i snart 1 måndag och man märker verkligen vilken skillnad det är på både strukturen och arbetssättet. Det har helt plötsligt blivit betydligt mycket mer att göra. Som på en handvändning märkte man att mycket mer detaljplanering står på schemat. Slutfakturorna ska skickas till kunden, allt ska minst dubbelkollas, helt trippel kollas. Restaurangbokningar, hotellbokningar, transfer, guider allt måste falla på plats!

Det är mycket mailkonversationer, Skype samtal och telefonsamtal nu. Jag har blivit introducerad i det projektet som innefattar de tre grupperna, á 30 pers. som kommer i mitten av november. Detaljplaneringen ligger till viss del på mitt bord, och det är betydligt mycket mer smådetaljer än vad jag trodde. Exempelvis när och vem som ska ge dricks till portiern när grupper anländer till hotellet. En lista görs åt guiden så att denne vet exakt hur dagarna ser ut. Alla detaljer måste stå i listan, en så kallad ”action plan”. Alla detaljer ska stå med här. Det kan vara allt ifrån att kolla så det finns vatten på transferbussen till att inspektera varje rum, så att allt är i sin ordning. Ett Twin room ska ha 2 enkelsängar och ett dubbelrum ska ha 1 stor säng. Om detta inte är rät måste sängarna bäddas om och drar isär/skjutas ihop, eller i värsta fall helt byta rum.

All planering göras otroligt noggrant och i minsta detalj. Detta kanske inte låter så svårt, och till stor del handlar det ett stort tålamod och perfektion. Det som gör det hela lite klurigt däremot  är tiden. Samtidigt som man arbetar med en bokningar på ett sätt har man ytterligare projekt på hög. Det finns nog ingen på kontoret som bara har ett projekt eller en grupp de arbetar med. Jag tror att det är detta som driver de som arbetar här och att denna arbetstyp gör jobbet så otroligt roligt och omväxlande. Även fast det ofta blir stressigt och vissa kvällar försakas åt arbetet. Men tänk er själva att ena sekunden arbeta med en grupp som kommer om några dagar och i nästa arbeta med en helt ny förfrågan och fundera ut hur man på bästa sätt ska lägga upp deras resa!

Det händer någonting nytt hela tiden, och samtidigt som planeringen inför kommande grupper är i fullgång kommer det in eventinbjudningar till Propel Africa. Ikväll ska jag och två tjejer till på kontoret upp i Stellenbosch (vindistrikt) och representera Propel Africa. Vi har blivit inbjudna till en vingård på middag. Eventet riktar sig egentligen till Tour Guides, men Propel Africa fick en specialinbjudning, och vem vet, kanske träffar vi någon som vi kommer arbeta med i framtiden?!

Detta blev en liten snabbuppdatering för att ni ska få ett hum om hur det ser ut för tillfället här nere i Kapstaden.