Det börjar hända en hel del på jobbet. Där av
de långsamma uppdateringarna. Jag ska bättra mig!
Man känner verkligen på alla som jobbar här
att allvaret närmar sig. Jag menar inte på något sätt att dem inte annars tar
sitt jobb på allvar, tvärt om, det läggs ner otroligt mycket tid vilket också
ger väldigt bra resultat i slutänden, men man märker att grupperna snart
anländer. Det är ungefär som ketchup effekten, för kommer inget, sen kommer
inget sen kommer ALLT. Jag kollade på en tavla som de har där de skriver upp de
grupper som är bekräftade och när de kommer. I september var det lugnt, oktober
det samma, förutom sista veckan då en grupp ankom. Sen kommer vi till november
månad, då börjar det hända grejer. På en och samma vecka kommer det 3 grupper á
30 pers. Veckan innan kommer det också en grupp och så fortsätter det, ända
fram till mars, med toppar och dalar.
Det är spännande att se hur fokus ändras när
datum för gruppernas ankomst närmar sig. Jag har varit här i snart 1 måndag och
man märker verkligen vilken skillnad det är på både strukturen och
arbetssättet. Det har helt plötsligt blivit betydligt mycket mer att göra. Som
på en handvändning märkte man att mycket mer detaljplanering står på schemat. Slutfakturorna
ska skickas till kunden, allt ska minst dubbelkollas, helt trippel kollas.
Restaurangbokningar, hotellbokningar, transfer, guider allt måste falla på
plats!
Det är mycket mailkonversationer, Skype samtal
och telefonsamtal nu. Jag har blivit introducerad i det projektet som
innefattar de tre grupperna, á 30 pers. som kommer i mitten av november.
Detaljplaneringen ligger till viss del på mitt bord, och det är betydligt
mycket mer smådetaljer än vad jag trodde. Exempelvis när och vem som ska ge dricks
till portiern när grupper anländer till hotellet. En lista görs åt guiden så
att denne vet exakt hur dagarna ser ut. Alla detaljer måste stå i listan, en så
kallad ”action plan”. Alla detaljer ska stå med här. Det kan vara allt ifrån
att kolla så det finns vatten på transferbussen till att inspektera varje rum,
så att allt är i sin ordning. Ett Twin room ska ha 2 enkelsängar och ett
dubbelrum ska ha 1 stor säng. Om detta inte är rät måste sängarna bäddas om och
drar isär/skjutas ihop, eller i värsta fall helt byta rum.
All planering göras otroligt noggrant och i
minsta detalj. Detta kanske inte låter så svårt, och till stor del handlar det
ett stort tålamod och perfektion. Det som gör det hela lite klurigt däremot är tiden. Samtidigt som man arbetar med en bokningar
på ett sätt har man ytterligare projekt på hög. Det finns nog ingen på kontoret
som bara har ett projekt eller en grupp de arbetar med. Jag tror att det är detta
som driver de som arbetar här och att denna arbetstyp gör jobbet så otroligt
roligt och omväxlande. Även fast det ofta blir stressigt och vissa kvällar
försakas åt arbetet. Men tänk er själva att ena sekunden arbeta med en grupp
som kommer om några dagar och i nästa arbeta med en helt ny förfrågan och
fundera ut hur man på bästa sätt ska lägga upp deras resa!
Det händer någonting nytt hela tiden, och
samtidigt som planeringen inför kommande grupper är i fullgång kommer det in
eventinbjudningar till Propel Africa. Ikväll ska jag och två tjejer till på
kontoret upp i Stellenbosch (vindistrikt) och representera Propel Africa. Vi
har blivit inbjudna till en vingård på middag. Eventet riktar sig egentligen
till Tour Guides, men Propel Africa fick en specialinbjudning, och vem vet,
kanske träffar vi någon som vi kommer arbeta med i framtiden?!
Detta blev en liten snabbuppdatering för att
ni ska få ett hum om hur det ser ut för tillfället här nere i Kapstaden.