Nu var det länge sedan det kom en uppdatering från mig. Men det har varit full ös med 3 grupper á 30 personer i landet samtidigt. Tidiga morgnar och sena kvällar har det blivit, med fullspäckade dagar. Men det har varit fantastiskt roligt!
Jag har tänkt att strukturera upp de kommande inläggen och ge er en helhetsbild hur hela processen ser ut från förfrågan, gästernas ankomst till landet ända fram till avresa.
Detta inlägger kommer handla om när en förfrågan kommer in och processen för att skicka ett första förslag till kund.
Ett e-mail skickas antingen till infomailen (mailadress som hela kontoret är kopplas till) eller till en specifik person på företaget. Simple as that!
Om förfrågan kommer till infomailen överlämnas förfrågan till lämplig anställd på Propel Africa som sedan, beroende på hur mycket information det finns i mailet, ställer mer specifika frågor till kunden för att kunna skräddarsy ett program så att det ska bli så likt kundens önskemål som möjligt.
Skickas förfrågan till en specifik person på kontoret tar självklart den personen hand om det!
När följdfrågor är ställda och svaren har kommit sätter sig personen som är ansvarig för resan och börjar sätta ihop ett program som ett förslag förslag till kunden.
För att få ihop ett så bra första förslag som möjligt är det viktigt att noggrant se vad kunden efterfrågar. Hur länge stannar kunden i landet? Vad är syftet med resan? Vad har kunden för budget? Finns det önskemål på aktiviteter? Vad är det för målgrupp? osv.
Allt detta måste noggrant gås igenom så att ingenting är missat. Vissa frågor som exempelvis vilken målgrupp/åldersgrupp det är på de kommande gäster är för att hitta lämpligt boende och lämpliga aktiviteter åt gästerna.
Ett dag för dag program sätts ihop för att få en överblick och se så att alla önskemål är inlagda innan man går vidare. Ibland går denna delen relativt snabbt, medan man i vissa grupper och förslag får pussla lite mer för att få en bra struktur på det kommande programmet.
Innan själva programförslaget produceras görs en kalkyl. Det kan låta märkligt att en kalkyl ska göras innan programförslaget, men efter kalkylen är gjort och alla aktiviteter, alternativa studiebesök och boenden är inräknade, ser man slutsumman. Om det skulle visa sig att det inte håller sig inom budget är det betydligt enklare och mer tidssparande att enbart göra justeringar i kalkylen istället för att ändra i både kalkylen och programförslaget.
Efter detta steg sätts ett lämpligt första förslag ihop. Ofta hämtas inspiration ifrån tidigare resor som Propel Africa har arrangerat. Alla arbetar väldigt nära varandra och det ställs mycket frågor för att få kunna dela tankar, idéer och erfarenheter med varandra så att programmet ska bli så bra och precist kundens önskemål som möjligt.
Innan förslaget skickas till kunden, tillsammans med kalkylen, går man igenom förslaget och kalkylen minst en gång med minst en annan kollega. Detta görs för att det alltid är bättre med fyra ögon än två. När man sitter mitt uppe i ett programförslag, kan man ibland missa vissa detaljer, därför dubbel och trippel kollas alla förslag innan de skickas vidare till kund.
Här kom en liten smakprov hur de första stegen till en bokning ser ut.
Hörs snart igen!
Inga kommentarer:
Skicka en kommentar