När första utkastet av ett program och en kalkyl är skickad är det bara att vänta tills kunden återkommer med synpunkter och kommentarer. Förhoppningsvis tackar kunden Ja och vill genomföra resan tillsammans med Propel Africa.
När godkännandet har kommit in är det dags att boka upp allt som måste förhandsbokas. Ibland ber kunden om justeringar i programmet. Ändringar görs efter kundens önskemål. Sedan skickas ett uppdaterat program med uppdaterad kalkyl och sedan inväntas nytt svar och godkännande av förslaget. Beroende på hur stor gruppen är, vilken budget de har, vilka önskemål som finns och syftet med resan utgår man ifrån hur mycket som förbokas och förbetalas. Ibland vill vissa grupper ha alla middagar och aktiviteter bokat, medan andra vill ha mer fritid.
Vid bokning av hotell är det vanligast att vi ringer för att se så att det finns tillgänglighet för de antal rum vi efterfrågar. Vid stora grupper brukar hotellen förberedas innan bokning att det är en stor grupp är på gång och att vi kan komma att behöva ett stort antal rum. Det är viktigt att vi alltid får ett bekräftelsemail på våra bokningar. Även fast vi får ett Ja över telefon och de säger att bokningen är gjord vet man aldrig, så det är otroligt viktigt att alltid följa upp och se så att allt är godkänt och ha det på papper. Även efter fakturan är betald!
Vad gäller aktiviteter och restauranger görs bokningarna på lite olika sätt. Ibland räcker det att maila en förfrågan och ibland ringer vi direkt och pratar med dem. Detta varierar beroende på hur stor gruppen är, hur långt fram i tiden bokningen gäller och hur ofta vi använder denna leverantör. Är det inte jätte bråttom brukar det räcka med ett e-mail, men samma ska gäller här att alltid se till att få ett bekräftelse mail.
Varför vi alltid vill ha en skriftlig bekräftelse på det vi bokar är för att ha ryggen fri om någonting skulle hända. Om en restaurang skulle påstå att vi inte har bokat bord och inte är redo när vi kommer och precheckar kan vi visa upp vår bekräftelse och kontakta personen i fråga som gjort bokning. Sen är det upp till restaurangen att lösa problemet.
När allt är bokat och godkänt görs alltid en pärm där alla viktiga dokument sätts in. Pärmen innehåller bland annat flygdetaljer, bokningsbekräftelser, rumslistor, guidens uppgifter, kontakt med resebyrån och action plan. Pärmen brukar göras så fort ett program är godkänt för att få en så bra struktur som möjligt under projektets gång. Det underlättar också väldigt mycket då man alltid vet var de viktiga dokumenten finns för någonstans.
När det börjar närma sig gruppernas ankomst görs en så kallad Action Plan. Detta är något av det viktigaste i hela förberedelseprocessen och används flitigt under gästernas vistelse. I Action Planen är varje dag planerad in i minsta detalj. Från tidigt på morgonen till sent på kvällen. Denna är en räddare i nöden, speciellt om det gäller en stor grupp med mycket aktiviteter. Nedan får ni ett exempel på hur en dag i Action Planen kan se ut:
En annan väldigt viktig del i bokningsprocessen är villkoren. Propel Africa har inga egna specifika villkor vad gäller avbokning, ombokning och liknande, utan anpassar sig efter sina leverantörers villkor. Detta skrivs ner i ett dokument som sedan skickas till kunden. Där efter måste kunden godkänna villkoren och skicka tillbaka dokumentet påskrivet från samtliga inblandade parter.
I planeringsstadiet görs även individuella action plans till de personer som inte behöver se Action Planen för hela resan. Där ingår bland annat chauffören och hotellen. När det är mycket människor inblandade i projektet görs även en Action Plan för hur Propel Africas bilar ska användas, vem som ska ha vilken bil och under vilka dagar.
Action Planen handlar till 100% om planering och logistik. Hur alla delar i programmet ska fungera med allt ifrån personal till aktiviteter. Det blir en hel del pusslande och ofta jobbar vi på kontoret mycket tillsammans och har kontinuerlig kontakt med varandra under programmets gång.
Förhoppningsvis har ni fått ett hum om hur förberedelserna går till innan grupperna kommer. Hörs snart igen!
Inga kommentarer:
Skicka en kommentar